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Lohnt sich die elektronische Rechnung für Versender überhaupt?

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ht
on October 23, 2008
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In der Tat ist die elektronische Rechnung für den Versender weniger attraktiv als für den Empfänger, da das Einsparpotenzial schlichtweg geringer ausfällt. Bei Kosten von bis zu 4 Euro pro Rechnung, sollte jedoch auch er über die elektronische Rechnung nachdenken. Das mühselige Drucken, Falzen und Kuvertieren der Rechnungen entfällt, was nicht nur Kosteneinsparungen, sondern vor allem auch Zeiteinsparungen bringt. Darüberhinaus erreicht die elektronische Rechnung den Empfänger in Sekunden und kann von ihm ebenso schnell verarbeitet werden.

Im Klartext bedeutet dies, dass der Empfänger seine Rechnungen viel schneller begleichen kann und ein Skontoverlust der Vergangenheit angehört. Dies erhöht die Liquidität des Lieferanten deutlich.

Viele Lieferanten scheuen den Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung auch, da sie eine zu geringe Auslastung der teuren Investition fürchten. Mobilfunkanbieter zeigen jedoch eindrucksvoll, wie kleine Gebühren für papierbasierte Rechnungen einen Wandel im Rechnungsversand bewirken können. Wem das zu „neu“ ist, empfiehlt sich die Verwendung eines Dienstleisters. Die Lösung der SGH Service AG „VIPER“ lässt sich ganz ohne Investitionskosten installieren und der Versender kann sofort von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren.

Wie überzeuge ich meine Lieferanten und Geschäftspartner, dass Sie mir e-Rechnungen schicken?

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on October 22, 2008
in elektronische Rechnungen and praktische Umsetzung
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Schon beim Porto und den Prozesskosten kann man soviel sparen, dass jedes Unternehmen ein Interesse daran haben sollte, nicht länger Papierrechnungen zu verschicken. Ein Empfänger sollte seinem Lieferanten diese Vorteile deutlich machen und ihm den Einstieg in die e-Rechnung erleichtern.

Mögliche Einführungshürden sind zum Beispiel bestimmte Vorgaben an das Datenformat oder die Übertragungsschnittstelle. Ein Empfänger, der seinen Rechnungsstellern hier die freie Wahl lässt, wird schneller und erfolgreicher einen höheren Anteil an elektronischen Rechnungen im Eingang finden.

Ein Dienstleister kann hier sehr hilfreich sein. Er übernimmt sämtliche Konvertierungen zwischen Versender und Empfänger und ermöglicht beiden möglichst komfortable Versand- und Eingangswege. Der Lieferant hat somit keinen Aufwand und wird daher schneller in die e-Rechnung einwilligen.

Wie lässt sich die elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis umsetzen?

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on October 21, 2008
in elektronische Rechnungen and praktische Umsetzung
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Theoretisch ist ja immer alles sehr einfach und klar. Wie aber sieht es bei der Umsetzung von elektronischen Rechnungen in der Praxis aus? Dazu hat mir Thomas Iwanski, von der sgh den Hinweis gegeben, dass es vorteilhaft ist das Projekt in zwei grundlegende Bereiche einteilen.

Der eine Bereich beinhaltet die technische Umsetzung, der andere bezieht sich auf die steuerlichen Anforderungen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Im technischen Bereich entstehen kundenseitige meist Fragen, die sich auf die allgemeinen Voraussetzungen und die IT beziehen, was die Realisierung. Ganz konkret: Welche Systeme und Software sind erforderlich und welche Prozesse müssen angepasst werden?

Der andere Bereich, neben der technischen Seite, sind die steuerlichen Anforderungen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Welche steuerlichen Richtlinien gemäß GDPdU müssen erfüllt sein, um bei einer Wirtschaftsprüfung alles steuerkonform realisiert zu haben. Letztendlich spielen, wie überall, auch die Kosten für die Umsetzung des Projekts sowie die späteren laufenden Kosten eine wichtige Rolle.

Wer trägt die Verantwortung, dass Rechnungen rechtskonform sind? Was passiert bei Mängeln?

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on October 14, 2008
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Der Rechnungsempfänger kann eine Rechnung, die inhaltlich oder formal nicht rechtskonform ist, ablehnen. Sobald er den Betrag jedoch begleicht, akzeptiert er die Rechnung und hat damit auch mögliche Konsequenzen zu tragen. Im schlimmsten Fall kann dies dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird. Ob er nachfolgend an seinen Lieferanten mit Forderungen herantritt, hängt dann vom Einzelfall und sicherlich auch dem Rechnungs- und Vorsteuerbetrag ab. (Raimund Schlotmann, Geschäftsführer Itella Information GmbH

Was ist beim Versand von e-Rechnungen an Kunden im Ausland zu beachten?

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on October 10, 2008
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Das scheint eine sehr häufig auftauchende Frage zu sein, wie mir berichtet wurde. Raimund Schlotmann, GF der Itella Information GmbH war so nett und hat Sie mir beantwortet.
“Beim Versand von e-Rechnungen ins europäischen Ausland ist es notwendig die jeweiligen landestypischen Vorgaben zu berücksichtigen. Diese Vorgaben sind im Moment noch recht vielfältig pro Land und reichen von „problemlos“ bis „ähnlich dem deutschen Verfahren aber anders“. Will man europaweites e-Invoicing einführen, kommt man derzeit über ein kundenspezifisches Einführungsprojekt nicht herum.”

Eigentlich hatte ich gehofft, wir wären in Euroopa weiter, Brüssel traktiert ja den Mittelstand mit allen erdenklichen Richtlinen. Nur wo es wirklich sinnvoll und wichtig wäre, fehlt es immer noch an Einheitlichkeit Ich denke da werden noch follow ups von Oliver Bernd, unserem Programmdirektor vom Rechnungstag, bekommen.  

 

 

Studie zu elektronischen Rechnungen - die Deutschen sind skeptisch

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on October 5, 2008
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Es gibt eine länderübergreifende Studie der Marktforscher von TNS Gallup, den unser Platin-Sponsor  itella in Auftrag gegeben hat. Es wurden 1600 kleine und mittelständische bis 250 Mitarbeiter und Unternehmen aus allen Branchen ab 250 Mitarbeiter in den skandinavischen Ländern und Deutschland befragt.
Übergreifendes Ergebnis; elektronische Rechnungen nehmen vor allem in größeren Unternehmen zu, dominieren aber noch nicht. 80 bis 90 Prozent der skandinavischen Firmen erwarten, dass sie neben Briefen in den kommenden drei Jahren auch E-Invoices verschicken. Von den deutschen Unternehmen erwarten das nur 65 Prozent. Zehn Prozent der befragten Skandinavier meinen, dass dies in naher Zukunft nur noch elektronisch zugehen könnte. In Deutschland glaubt dies keiner.

(Quelle: ComputerWoche)

  • Digitale Rechnungen in KMUs: Über die Hälfte der KMUs wird in den kommenden Jahren E-Invoices versenden
  • Digitale Rechnungen in großen Firmen: Vieles bliebt in Deutschland papierbasiert.

  • Versand E-Invoice: Vor allem Schweden und Dänemark setzen heute schon auf digitale Rechnungen.
  • Zukunft der elektronischen Rechnung: Laut Studie setzen deutsche weiterhin stark auf Papierrechnungen

“Im Vergleich zu einer entsprechenden Studie, die Itella vor zwei Jahren in Auftrag gegeben hatte, könne man aber aber auch in Deutschland eine gestiegene Nutzung bei kleinen und mittleren Firmen feststellen. Aktuell verschicken im Durchschnitt 20 Prozent aller skandinavischen und deutschen Firmen neben der Briefpost auch elektronische Rechnungen. In Dänemark sind es bereits 35 Prozent, in Norwegen nur neun Prozent. In Finnland und Schweden halten es über 50 Prozent der Firmen für wahrscheinlich, dass auch sie in den kommenden drei Jahren auch elektronisch Rechnungen aussenden werden.”

Ich bin gespannt was ich über die Motive erfahren kann und werde es dann berichten. Ich würde auch gerne wissen, ob eher die kleinen Unternehmen die Chancen nutzen oder die doch die Größeren.

Elektronische Rechnungen per Email

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on October 5, 2008
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Davon mal abgesehen, dass ich Glück habe, wenn ich in den hunderten von SPAMs (dabei fällt mir ein - ich muss mal mit dem Provider reden, ob der diese Flut nicht eindämmen kann)  meine Handyrechnung finde und nicht aus Versehen lösche, nützt diese Rechnung null und nichts, weil es nämlich nur ein einfaches PDF Dokument ist. Das nützt mir gar nichts, die kann ich nicht von der Vorsteuer abziehen, weil sie keine qualifizierte Signatur hat. Ich werde das mal kundtun und bin mal gespannt, ob die mir die jetzt wieder per Post schicken oder ob sie sie signieren.
(Quelle)

Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden

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on September 25, 2008
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Wie und wie lange müssen denn elektronische Rechnungen aufbewahrt werden? Genau so lange wie Papierrechnungen aber es reicht nicht aus sie auszudrucken und dann als Papierausdruck aufzubewahren. Man muss sie auf DVD oder CD sichern.

Ab 2009 brauchen auch Faxrechnungen eine qualifizierte Signatur

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on September 23, 2008
in Signatur, Uncategorized and elektronische Rechnungen
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Bisher war es problemlos Rechnungen per Fax zu schicken auch unsigniert - das ist nur noch bis zum Ende des Jahres. Danach müssen Faxrechnungen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen werden, um problemlos die  Vorsteuer abziehen zu können.

Ganzheitlichkeit und internationale Kompetenz

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on September 22, 2008
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Im Vorfeld unseres vierten Rechnungstages in München haben wir ein Interview mit unserem neuen Gold-Sponsor secrypt GmbH, gemacht. Hier lesen Sie Antworten von Tatami Michalek dem Geschäftsführer Marketing bei secrypt.

1. Wo sehen Ihrer Meinung nach potenzielle Anwender den größten Nutzen bei elektronischen Rechnungen?

Die unter steigendem Kostendruck stehenden Unternehmen profitieren besonders von den immensen Einsparungspotentialen, die durch die Umsetzung durchgängiger elektronischer Arbeitsabläufe im Bereich der Rechnungsstellung realisiert werden können. So sind die Kosten für Ausdruck, Kuvertierung, Porto und Arbeitszeit auf ein Minimum reduzierbar. Auch der Rechnungsempfänger hat Vorteile: Der Empfang strukturierter elektronischer Rechnungsdaten ermöglicht ihm die direkte Übernahme der Daten in sein Buchführungssystem. Zudem entfällt die physische Lagerung der Papierrechnungen und der damit einhergehende Kostenaufwand. Mit steigendem Umweltbewusstsein überdenken viele Unternehmen grundsätzlich, ob weiterhin wertvolles Papier für Rechnungsdokumente verschwendet werden sollte.

2. Wo sehen sie die größten Hindernisse?

Nach wie vor sind die Optimierungspotentiale, die durch die elektronische Rechnungsstellung umsetzbar sind, nicht allen potentiellen Anwendern ausreichend bekannt, insbesondere auf der Empfängerseite. Jedoch wird das Thema im Zuge der dynamisch steigenden Anzahl von eBilling-Projekten immer stärker positiv wahrgenommen. So weicht die anfängliche Skepsis, z.B. in Bezug auf die rechtliche Anerkennung elektronischer Rechnungen oder die vermeintlich zu hohe Komplexität einer eBilling-Lösung, dem konkreten Willen, ein eigenes eBilling-Projekt zu beginnen.

3. Was sind die Erwartungen an die Anbieter?

Der Kunde erwartet ganzheitliche Komplettlösungen bestehend aus individueller Beratung und optimal aufeinander abgestimmten Software- und Hardwarekomponenten, die im EU-Kontext grenzüberschreitend für den Rechnungsversender und -empfänger nutzbar sind.

Außerdem besitzt das Thema Systemintegration für den Anwender eine hohe Bedeutung: Da in vielen Unternehmen bereits Rechnungs-Workflows vorhanden sind, sollte das eBilling-Signatur-Modul, wie z.B. der digiSeal® server von secrypt, ohne großen Aufwand in die bestehenden Abläufe integriert werden können.